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Text File  |  1991-09-26  |  6.3 KB  |  167 lines
  1.  
  2.                        Help Screen for Appointments
  3.  
  4.                                    Overview
  5.  
  6. The appointments menu draws its information from entries you make into this ì
  7. item in the Activity file:
  8.  
  9.       "DATE OF NEXT APPOINTMENT:  01/01/1901"
  10.  
  11. If  you have no follow up appointment date, then leave the default date  of ì
  12. "01/01/1901"  alone.   That  default  date is just a  way  of  telling  the ì
  13. computer that you have no future appointments caused by this one activity.
  14.  
  15. If,  however,  you do have a future appointment,  then enter that date into ì
  16. the  Activity file.   Later on,  when you want a schedule of  appointments, ì
  17. then come to this Appointments menu.
  18.  
  19. This  menu creates five reports and one graphics image of any 14 day period ì
  20. that you wish to examine.
  21.  
  22. [NOTE:  any  reference  in  the report options to "today"  means  today  as ì
  23. defined by the system date.]
  24.  
  25.  
  26.                                ==============
  27.                                |  OPTION 1: |
  28.                                ==============
  29.  
  30. This  option prints out a schedule of all historical appointments.  If  you ì
  31. select this, then all appointments you made prior to today are printed out.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                                ==============
  36.                                |  OPTION 2: |
  37.                                ==============
  38.  
  39. Option  2 shows those appointments scheduled for today.   This is the  most ì
  40. useful  report  because  it  shows you what is on  the  agenda  for  today, ì
  41. regardless of when you set up the commitment in the past.
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                                ==============
  46.                                |  OPTION 3: |
  47.                                ==============
  48.  
  49.  
  50.  
  51. Option 3 prints out all future appointments,  excluding today's.   This  is ì
  52. handy if you wish to review what you have committed to in the future.
  53.  
  54.  
  55.                                ==============
  56. è                               |  OPTION 4: |
  57.                                ==============
  58.  
  59. Option 4 prints out all future appointments, including today's.
  60.  
  61.  
  62.                                ==============
  63.                                |  OPTION 5: |
  64.                                ==============
  65.  
  66. Option  5  displays a graphics image of bars and symbols to show  you  what ì
  67. appointments you have for any 14 day period.  This is handy if you want  to ì
  68. review  different periods in the future for "load" and "load  leveling"  of ì
  69. your  appointments  (re-scheduling of your appointments to level  out  your ì
  70. work load).
  71.  
  72. This option is intended as display-only, unless you have a graphics printer ì
  73. to which you "dump" the image by pressing [SHIFT] [PRINTSCREEN].
  74.  
  75.  
  76.                                ==============
  77.                                |  OPTION 6: |
  78.                                ==============
  79.  
  80. With  this option,  you enter the start and stop dates for the schedule  of ì
  81. appointments  that  you  wish to print out.   It defaults  to  1/1/1901  to ì
  82. 12/30/2999.
  83.  
  84.  
  85.                                ==============
  86.                                |  OPTION 7: |
  87.                                ==============
  88.  
  89. Option 7 is similar to option 6 in selecting out any period of appointments ì
  90. for  you  to print out.   It differs, though, in selecting out  only  those ì
  91. appointments  that have gone UNPROCESSED.  Records are  marked  'processed' ì
  92. only if you use the CALLBACK option on the Activity File screen.  
  93.  
  94.  
  95.                                ==============
  96.                                |  OPTION 8: |
  97.                                ==============
  98.  
  99.                    8)  List of Priorities, if any [by date]  
  100.    
  101. Each  Client record has, in its lower right corner, a field for  'Priority, ì
  102. if  any'.  You can enter any value you wish or leave it at zero.  Once  you ì
  103. have  done  that, this option will rank all Client  records   in  ascending  ì
  104. order.
  105.  
  106.  
  107.  
  108.                                ==============
  109.                                |  OPTION 9: |
  110.                                ==============
  111. è
  112. Option 9 shows those appointments scheduled for tomorrow.  This is a useful ì
  113. report because it shows you what is on the agenda for tomorrow,  regardless ì
  114. of when you set up the commitment in the past.  Similar to option 2.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                ==============
  119.                                |  OPTION A: |
  120.                                ==============
  121.  
  122.        Select Appointments for any day, with ALL associated activities:
  123.  
  124. With this powerful feature, the program first asks you for the date of your ì
  125. desired appointments list.   Once you enter a date,  the program prints out ì
  126. two reports:  1) an appointments list for that day you requested, and 2) an ì
  127. historical  activities report that shows ALL activities that occurred prior ì
  128. to  your requested date for those companies and ONLY those  companies  that ì
  129. appear on the appointments list.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                                ==============
  134.                                |  OPTION B: |
  135.                                ==============
  136.  
  137.  
  138.    Select start/stop date for Appointments, with Category Consolidation
  139.  
  140.  
  141. This selection is similar to Option 6,  except that you can consolidate the ì
  142. activity  records  by  categories:   either a continuous range  or  a  non-ì
  143. continuous grouping of them.
  144.  
  145. Note  that  this Category Consolidation logic is available in  these  three ì
  146. locations in the program:
  147.                       
  148.                   'Reports for Clients and Activities' 
  149.                      [Main Program Menu, Selection 3]
  150.  
  151.                             'Appointments Menu'                          
  152.                      [Main Program Menu, Selection 7]
  153.                      -----> where you are now <-------  
  154.  
  155.                'Base Station/Remote Site Consolidation Menu'
  156.                      [Main Program Menu, Selection 9]
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                                ==============
  161.                                |  OPTION C: |
  162.                                ==============
  163.  
  164.                        C)  Insert memo into reports:
  165.  
  166. èThis  option will insert  the memo field into the reports generated by  the ì
  167. report options on this menu.  Once selected, you can specify the number  of ì
  168. characters brought into the report from each memo.
  169.  
  170.